Organización de eventos

Cómo organizar un evento especial

Un caso especial es un evento de una sola vez y enfocado a un propósito específico. Por ejemplo, la presentación de un producto, un certámen o una inauguración o una boda. Los eventos especiales también pueden ser creados para otros fines específicos, tales como una feria de empleo, banquetes, entrega de premios, etc.

Desde La Finca Peña del Agua, queremos ofrecer nuestra ayuda y apoyo para la planificación de su evento.

Organización de eventos: guía y consejos

Desarrollar estrategias de éxito

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  • Asegúrese de que el propósito para el evento especial es lo suficientemente importante como para merecer el tiempo y los gastos necesarios para organizarlo correctamente, conocerlo y posteriormente, evaluarlo.
  • Debe coincidir el tipo de evento seleccionado con el propósito del mismo. ¿Quiere llegar a nuevos usuarios o agradecer a sus partidarios…?
  • Asegúrese de que el personal es totalmente compatible con el evento.
  • Localice los grupos destinatarios que tienen un interés especial en el evento, como pueden ser financiadores, políticos, empresarios, personas mayores o padres.
  • Empiece a planear por lo menos tres meses, y en muchos casos, un año antes de tiempo.
  • Desarrollar formas de evaluar el éxito del evento. Por ejemplo: la cantidad de dinero recaudado, el número de tarjetas emitidas, etc.
  • Hable con personas que hayan protagonizado algún evento similar.

Haga una lista

Una lista de verificación proporciona una guía para organiza r y ejecutar paso a paso el evento.

Crear un presupuesto

organizacion de eventosEl objetivo es proporcionar a los planificadores de eventos, un plan financiero. El presupuesto debe ser específico, e incluir oportunidades de ingresos (patrocinio, venta de entradas, venta de concesiones donaciones.), así como los gastos de impresión, permisos, seguros, altavoces, comida. suministros, seguridad).

Considere la posibilidad de logística

Con muchas actividades ocurriendo al mismo tiempo, hay muchos detalles que deben controlarse. Las principales áreas a considerar y planear incluyen:

  • Tamaño del espacio o edificio utilizado
  • Utilidad de soporte necesarios, (carpas mesas y sillas, baños portátiles, aparcamientos, señalización.) Configuración de la coordinación, la limpieza, los planes de emergencia. transporte y servicios públicos, como la policía y los bomberos.

 

Plan de publicidad

El objetivo principal es dar a conocer el evento, pero los objetivos secundarios también deben ser considerados.

  • ¿Está tratando de informar, educar o entretener?
  • ¿Aumentar la conciencia o la asistencia del evento?
  • ¿Construir una base de apoyo de un público específico?
  • ¿Facilitar las buenas relaciones de la comunidad?

Es bueno hacer una tormenta de ideas de todos los medios disponibles y haga una lista detallada con los nombres de personas a las que contactar y cuándo.

Evaluar el evento
Tómese su tiempo para evaluar justo después del evento, mientras que los detalles están frescos.
Es posible que desee considerar la posibilidad de entregar un cuestionario con algunos criterios de evaluación generales, que incluyan:

  • ¿El evento ha cumplido con sus metas y objetivos? ¿Por qué o por qué no?
  • Identificar aquello que funcionó, así como lo que necesita ajustes y detecte qué vendedores pueden ser solicitados de nuevo.
  • ¿Qué artículos que faltaban en la lista?
  • ¿El evento estuvo bien atendido?
  • Fue positiva la retroalimentación tanto la formal como la informal acerca el evento ?
  • ¿Ha valido la pena?

Por último, es importante recordar celebrar los éxitos y agradecer a todos los que contribuyeron para alcanzarlo.

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